Wie is verantwoordelijk?
Your Virtual Marketer, gevestigd in Kortenhoef, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring wordt beschreven.
- Handelsnaam
- Your Virtual Marketer
- KvK-nummer
- 96091231
- Telefoon
- +31 6 27622972
Deze verklaring geldt voor yourvirtualmarketer.com, de verwijzing vanaf yourvirtualmarketer.nl en contact dat je met ons opneemt over onze diensten. Verwerken wij voor een klant gegevens van diens klanten of medewerkers, dan leggen we die verwerking zo nodig afzonderlijk vast, bijvoorbeeld in een verwerkersovereenkomst.
Welke gegevens ontvangen we?
- Contact en aanvragen: je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, gekozen dienst, bericht en eventueel telefoonnummer. Bij een formulier ontvangen we ook de taal en de pagina waarop je de aanvraag hebt gedaan. Ook bewaren we de correspondentie die daarop volgt.
- Websitebezoek: onze hostingprovider verwerkt technische verzoekgegevens, zoals je IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en informatie over je browser. Die gegevens zijn nodig om de website te leveren en storingen of misbruik te onderzoeken.
- WhatsApp: wanneer je ons via WhatsApp benadert, ontvangen we je telefoonnummer, bericht en profielgegevens die je met ons deelt. WhatsApp verwerkt zelf ook gegevens volgens zijn eigen privacybeleid.
We ontvangen je contactgegevens van jou. Vul geen BSN, wachtwoorden, medische gegevens of andere gevoelige informatie in. De velden naam, bedrijf, e-mail, dienst en bericht zijn nodig om het websiteformulier te versturen; je telefoonnummer is optioneel. Gebruik je liever geen formulier, dan kun je ons mailen of bellen. Zonder een manier om contact met je op te nemen, kunnen we je niet antwoorden.
Waarvoor gebruiken we je gegevens?
- Een offerte of samenwerking voorbereiden. Vraag je zelf om stappen voordat je een overeenkomst met ons sluit, dan verwerken we de daarvoor noodzakelijke gegevens op grond van artikel 6 lid 1 onder b AVG.
- Vragen beantwoorden en zakelijk contact opvolgen. Bij algemene vragen of wanneer je namens een organisatie contact opneemt, baseren we dit op ons gerechtvaardigde belang om bereikbaar te zijn, relevante aanvragen te behandelen en zakelijke contacten te onderhouden (artikel 6 lid 1 onder f AVG). We beperken dit tot gegevens en contact die daarvoor nodig zijn.
- De website beschikbaar en veilig houden. Technische verwerking en het onderzoeken van fouten of misbruik dienen ons gerechtvaardigde belang bij een werkende en veilige website (artikel 6 lid 1 onder f AVG).
- Wettelijke verplichtingen nakomen. Bijvoorbeeld om een geldig privacyverzoek te behandelen of wettelijk vereiste administratie te bewaren (artikel 6 lid 1 onder c AVG).
Websiteaanvragen worden niet gebruikt voor nieuwsbrieven, advertentiedoelgroepen of een apart CRM. We verkopen je persoonsgegevens niet. We nemen via deze website geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen voor je hebben en gebruiken je aanvraag niet voor profilering.
Wie kan je gegevens ontvangen?
- Storm ontvangt alle websiteaanvragen. Bij een aanvraag voor interne portals krijgt Martin een kopie om die aanvraag mee te behandelen.
- FormSubmit ontvangt de ingevulde formuliergegevens en de technische gegevens die nodig zijn voor de verbinding en afhandeling. De dienst stuurt je aanvraag per e-mail naar ons door. Lees het privacybeleid van FormSubmit.
- Microsoft 365 verzorgt onze zakelijke e-mail en verwerkt de berichten die we ontvangen en versturen.
- GoDaddy verzorgt de hosting en verwerkt technische gegevens rond websitebezoeken.
Daarnaast kunnen we gegevens verstrekken wanneer de wet dat vereist, of voor zover dat noodzakelijk is om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Toegang binnen onze organisatie is bedoeld voor de mensen die je aanvraag behandelen.
Verwerking buiten Europa
Onze websitehosting is ingesteld op de regio Europa. Dat betekent niet dat alle verwerking door onze leveranciers uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER) plaatsvindt. Internationale ondersteuning en onderaannemers kunnen ook gegevens buiten de EER verwerken.
De gepubliceerde gegevensverwerkingsvoorwaarden van GoDaddy en Microsoft beschrijven waarborgen voor internationale doorgiften, waaronder besluiten over een passend beschermingsniveau en, waar van toepassing, standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Via die documenten kun je de betreffende voorwaarden raadplegen; voor vragen over de afspraken die voor jouw gegevens gelden kun je ons mailen.
De openbare documentatie van FormSubmit vermeldt geen specifieke verwerkingslanden of doorgiftewaarborgen. Daardoor kunnen we voor deze dienst op dit moment geen concrete doorgiftewaarborg bevestigen. Wil je je aanvraag niet via FormSubmit laten verwerken, neem dan rechtstreeks contact met ons op via e-mail of telefoon.
Hoelang bewaren we je gegevens?
- Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact. Dit geldt ook voor de kopie in Martins mailbox bij portal-aanvragen.
- FormSubmit: de dienst vermeldt in zijn documentatie dat inzendingen 30 dagen worden bewaard. Deze tijdelijke kopie staat los van de berichten in onze mailboxen.
- Wanneer je klant wordt: relevante correspondentie bewaren we zolang die nodig is voor de uitvoering van de opdracht en de afhandeling daarvan. Gegevens die onderdeel zijn van de wettelijk verplichte administratie bewaren we gedurende de toepasselijke wettelijke termijn; voor de basisgegevens van de fiscale administratie is dat in beginsel 7 jaar. Dat betekent niet dat ieder bericht automatisch onder die bewaarplicht valt.
- Technische loggegevens: zolang dat nodig is om de website te leveren, fouten op te lossen en concrete beveiligingsincidenten te onderzoeken, binnen de instellingen en bewaartermijnen van onze hostingprovider.
Moeten we specifieke gegevens langer bewaren vanwege een wettelijke verplichting of een lopend geschil, dan beperken we die langere bewaring tot de gegevens die daarvoor nodig zijn en de duur van die verplichting of afhandeling. Back-ups kunnen nog tijdelijk een kopie bevatten totdat ze volgens de bewaarcyclus van de leverancier worden overschreven.
Hoe beschermen we je gegevens?
De website en het formulier gebruiken een versleutelde HTTPS-verbinding. We beperken het gebruik en delen van aanvragen tot de afhandeling ervan en gebruiken zakelijke hosting- en e-maildiensten. Geen enkele internetverbinding of opslagmethode kan absolute veiligheid garanderen. Denk je dat gegevens verkeerd terecht zijn gekomen of heb je een beveiligingsprobleem gezien? Laat het Storm weten via storm@yourvirtualmarketer.com.
Welke rechten heb je?
Afhankelijk van de verwerking en de voorwaarden in de AVG kun je:
- inzage krijgen in je persoonsgegevens en een kopie daarvan ontvangen;
- onjuiste gegevens laten verbeteren of onvolledige gegevens laten aanvullen;
- vragen om je gegevens te verwijderen of het gebruik ervan te beperken;
- bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang vanwege jouw specifieke situatie;
- gegevens die je zelf hebt verstrekt ontvangen in een gangbaar, machineleesbaar formaat, als de verwerking geautomatiseerd plaatsvindt op basis van toestemming of een overeenkomst;
- eerder gegeven toestemming intrekken, als een verwerking op toestemming is gebaseerd. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Mail je verzoek naar storm@yourvirtualmarketer.com. De behandeling van je verzoek is in beginsel gratis. We reageren zonder onnodige vertraging en in beginsel binnen één maand. Is je verzoek ingewikkeld of ontvangen we veel verzoeken, dan kan de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. We laten je dat binnen de eerste maand weten, met de reden. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we om beperkte extra informatie vragen om je identiteit te controleren. Stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs.
Je kunt ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of bij de toezichthouder in het EER-land waar je woont of werkt, of waar de vermeende inbreuk plaatsvond. Je hoeft niet eerst bij ons een klacht in te dienen.
Als er iets verandert
Bij wijzigingen in de website of onze gegevensverwerking passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Als we gegevens voor een nieuw doel willen gebruiken, informeren we je daarover voordat we daarmee beginnen en vragen we toestemming wanneer dat wettelijk nodig is.